Escoger el lugar perfecto para llevar a cabo un evento corporativo puede ser retante, pero con planificación adecuada y considerando algunos factores clave, puedes asegurarte de que tu evento sea un éxito en el ‘venue’ adecuado. Aquí te compartimos una guía detallada para ayudarte a seleccionar el lugar ideal.
1. Define el Objetivo del Evento
Antes de considerar cualquier venue, es fundamental tener claro el objetivo principal del evento. ¿Qué deseas lograr? ¿Es un lanzamiento de producto, una conferencia, un taller, un seminario, una feria comercial o un evento de networking? Cada tipo de evento tiene requisitos específicos que influirán en la elección del lugar.
2. Establece un Presupuesto
Este factor es súper importante. Determinar el presupuesto total para tu evento y cuánto de este se asignará al venue te ayudará a limitar tus opciones de manera responsable y efectiva. Considera no solo el costo de alquiler, sino también gastos adicionales como decoración, tecnología, catering y el servicio.
3. Considera el Estilo del Venue
El estilo y la atmósfera del lugar deben alinearse con el tono y la imagen de tu evento y marca o empresa. ¿Buscas un espacio formal y corporativo, un ambiente artístico y moderno en el centro de la ciudad, o algo intermedio? Elige un lugar que apoye la temática y el objetivo de tu evento.
4. Capacidad y Formato
Evalúa la capacidad del lugar y si puede acomodar a todos los participantes y asistentes. Además, considera si tu evento será principalmente presencial, virtual o híbrido. Asegúrate de que el espacio sea flexible para adaptarse a diferentes configuraciones y necesidades técnicas.
5. Servicios y Amenidades
Investiga qué servicios y amenidades ofrece el venue. ¿Tiene equipo audiovisual de alta calidad, Wi-Fi, catering, estacionamiento, accesibilidad para personas con discapacidades? Estos detalles pueden marcar una gran diferencia en la experiencia de los asistentes. Siempre queremos evitar desarreglos de último minuto, ¡y sabemos que la tecnología puede ser ‘tricky’!
6. Ubicación y Accesibilidad
La ubicación es crucial. Elige un lugar que sea fácilmente accesible para los asistentes, preferiblemente cerca de transporte público y con buenas opciones de estacionamiento. Si tienes invitados internacionales, considera la proximidad a aeropuertos y hoteles y cómo apoyar su llegada al sitio.
7. Flexibilidad y Disponibilidad
Verifica la disponibilidad del venue en las fechas deseadas y la flexibilidad en términos de horarios y posibles cambios de última hora. Algunos lugares pueden ofrecer opciones de personalización que pueden ser muy valiosas.
8. Contrata una Empresa de Gestión de Eventos
Decide si manejarás todos los detalles del evento internamente o si contratarás una empresa de gestión de eventos. Un equipo profesional como el de CUBE Events puede ofrecerte apoyo logístico y garantizar que todo se desarrolle sin problemas.
Una lista de recordatorios útil para la selección de venues, solo para ti:
Objetivo del evento claramente definido
Presupuesto detallado
Estilo y atmósfera del venue alineados con el evento
Capacidad adecuada y opciones de configuración
Servicios y amenidades necesarias
Ubicación accesible
Disponibilidad y flexibilidad del venue
Considerar contratar una empresa de gestión de eventos
Llámanos y te ayudamos a escoger el venue perfecto para tu evento corporativo.
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